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Travailler ensemble grâce au « forum ouvert »

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Lancé aux États-Unis dans les années 1980, le « forum ouvert » fait son chemin, lentement mais sûrement, en Europe. Son principe : faire naître des solutions, sans carcan imposé…

« Soyez prêt à voir sérieusement remises en question vos croyances habituelles en matière de management ! » On doit cette mise en garde à Harrison Owen, le pionnier du « forum ouvert » aux États-Unis. Ce consultant a inventé l’ « Open Space Technology » en 1985. Pour la petite histoire, il raconte qu’il a eu l’idée de ce format pendant l’organisation d’un congrès lorsqu’un participant se félicita de la qualité des… pauses cafés. Une philosophie était née : créer un espace libre où chaque participant pourrait évoquer des sujets complexes avec différents interlocuteurs, suggérer des solutions concrètes, en peu de temps et sans figure imposée.

 Le forum ouvert: une philosophie collaborative

Résolument collaboratif, le forum ouvert ne nécessite qu’un accompagnateur, appelé « facilitateur ». Non seulement un seul suffira, quel que soit le nombre de participants, mais surtout, son rôle sera de briller autant de possible… par son absence. « Une invitation, un cercle de chaises, un panneau d’affichage, et hop, vous embarquez pour l’aventure, aventure qui dure en général d’une demi-journée à deux jours et demi », témoigne Christine Koehler qui a participé à son premier « forum ouvert » aux États-Unis, dans une autre vie professionnelle. « Les règles nous furent expliquées : nous pouvions proposer les sujets de discussion que nous souhaitions, ceux qui s’y intéressaient se joindraient à nous. Ce jour-là, il se produisit un déclic important dans notre groupe, qui nous permit d’avancer à grand pas. » Devenue consultante à son tour depuis, elle a organisé ou facilité des dizaines d’évènements depuis et élaboré un passionnant Livre blanc où toute la philosophie à l’œuvre est expliquée.

 Plusieurs étapes nécessaires pour un forum ouvert

« Mon travail s’inscrit dans la recherche de solutions concrètes », explique ainsi Déborah Maarek, coach et facilitatrice en intelligence collective à Bruxelles. Avant de se lancer, elle recommande de respecter quelques étapes simples. La première sera de former un « comité d’organisation », concerné par l’enjeu, invité par la direction à participer au projet et à se rencontrer à trois reprises. « Pourquoi trois réunions ? Elles permettent de faire monter tout le monde à bord. Les personnes réunies vont peu à peu construire les contours de l’événement en se répondant à différentes questions : formulation du thème, choix du lieu, création de l’invitation, logistique, choix des participants, déroulé, suivi… » A charge ensuite pour l’ « hôte » du Forum de préparer le discours qui lancera l’événement le Jour J. Les participants pourront alors au choix se poser dans un groupe ou passer d’un groupe à un autre. Chaque cercle rédige un compte-rendu qui est affiché immédiatement. Et à la fin de la journée, les organisateurs ramassent ces idées. Pour que la direction passe vite à l’action…