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Dirigeants : quels frais vous sont remboursables ?

Dirigeants: quels frais sont remboursables

Certaines charges du dirigeant peuvent être déduites du résultat fiscal par l’entreprise. Mais pour pouvoir réduire le résultat fiscal de l’entreprise et récupérer la TVA perçue sur ces frais, il faut respecter certaines précautions. Mode d’emploi.

Frais kilométriques, frais de repas… certaines dépenses engagées par le dirigeant dans le cadre de son activité sont déductibles. Mais pour être remboursé, des règles doivent être respectées. La première condition : les frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise. L’entrepreneur doit également conserver les justificatifs que ce soit des factures ou des notes de frais. Enfin les sommes remboursées le sont à l’euro près, un dirigeant ne peut se faire rembourser des dépenses forfaitaires.

Frais: l’importance de garder des preuves

Les frais de déplacement sont un premier poste de dépenses sur lequel le chef d’entreprise peut obtenir un remboursement. Les indemnités kilométriques correspondant à ses déplacements professionnels sont déductibles. « Ces dernières comprennent le carburant, l’assurance, l’entretien, la location, le crédit bail, l’intérêt d’emprunt du véhicule. Mais attention les indemnités kilométriques concernant le trajet du domicile au lieu de travail ne sont pas remboursables pour les dirigeants dont l’entreprise est soumise à l’impôt sur les sociétés », explique Jean-François Boulier expert-comptable et dirigeant du cabinet Badreau et Associés membre du groupement France Défi.

Les frais de documentation et de formation du dirigeant sont également déductibles. « Ainsi s’il veut se faire rembourser les frais de déplacement à un congrès, il doit conserver les preuves de son voyage mais également le programme de l’évènement pour bien démontrer qu’il ne s’agissant pas d’un voyage d’agrément », indique Jean-François Boulier.

Une quote-part de son loyer

Pas besoin de posséder un bureau pour obtenir des déductions de frais. En travaillant à son domicile, le dirigeant a la possibilité d’obtenir une quote-part de son loyer si l’une des pièces de son appartement est dédiée à son usage professionnel. « Par exemple si le chef d’entreprise vit dans un quatre pièces que l’une lui sert à gérer son entreprise, il peut se faire rembourser un quart de ses dépenses », décrit Jean-François Boulier.

Le chef d’entreprise peut également faire prendre en charge par sa société ses frais de repas. Les conditions ne sont cependant pas les mêmes s’il déjeune seul ou avec des partenaires. « Dans les deux cas, les frais sont déductibles. Mais lorsqu’il partage un repas avec un client, un banquier, un prospect ou un fournisseur, la TVA est également récupérable. Lorsqu’il mange seul le montant total est passée en charges » souligne Jean-François Boulier.

Prendre soin de ses partenaires

Pour rencontrer de nouveaux clients ou entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs, le chef d’entreprise peut choisir d’organiser une réception. Qu’il fasse appel à un traiteur ou qu’il achète lui-même les fournitures alimentaires pour ses invités, il peut faire passer ces sommes en charges pour l’entreprise. « A condition qu’il précise sur la note de frais quels sont les clients ou prospects qui ont participé à la soirée » signale Jean-François Boulier. Remercier ses clients fidèles avec un cadeau ? Une option qui donne également le droit à une déduction du résultat fiscal de l’entreprise. « Si le cadeau est inférieur à 69 euros, il est possible de récupérer la TVA », précise Jean-François Boulier.

Attention aux idées reçues ! Les frais de représentation du dirigeant ne concernent que les vêtements professionnels. « Cela se limite à certaines professions, un avocat peut faire passer dans ses frais les dépenses liées à sa robe ou un pharmacien à sa blouse. Les autres frais d’habillement sont considérées comme des dépenses personnelles par l’administration fiscale », détaille Jean-François Boulier.

Des frais contrôlés par l’administration

Car ces frais sont examinés de manière précise par l’administration durant des contrôles fiscaux sur pièces. Raison pour laquelle, il est important de conserver tous les justificatifs. « En cas de mauvaise déclaration, le dirigeant risque un redressement fiscal mais également une amende car cela peut-être considéré comme du revenu perçu non déclaré », déclare Jean-François Boulier. Pour éviter les mauvaises surprises, l’expert fait une recommandation à ses clients : « Je leur conseille toujours de posséder un compte courant associé à leur entreprise. Il doit être créditeur d’un certain montant pour que l’on puisse lors de la révision des comptes y basculer les dépenses qui sont estimées non déductibles. »