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Fichier des écritures comptables : soyez prêt pour le contrôle fiscal

un commerçant dans son magasin fait l'inventaire de ses produits

En cas de contrôle fiscal, les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés ont l’obligation de transmettre les écritures comptables sous la forme d’un fichier unique appelé Fichier des écritures comptables (FEC).

En cas de défaut ou de remise d’un fichier non conforme (erreur, omission, insuffisance…), les sanctions sont importantes.

Pourquoi un fichier d’écritures comptables ?

Il s’agit de permettre à l’administration fiscale de gagner en efficacité lors des contrôles fiscaux et qui souhaite s’assurer que les contribuables n’utilisent pas l’informatique pour altérer, modifier, voire refaire leur comptabilité ou contourner les règles fiscales.

Quelles entreprises sont concernées ?

Toutes les entreprises sont concernées, sauf rares exceptions.

Il s’agit de toutes les entreprises, quel que soit leur régime fiscal, qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée.
Ne sont exclues que les entreprises qui tiennent leur comptabilité manuellement ou les entreprises agricoles soumises au forfait.

Attention !

Les SCI sont tenues de fournir un FEC en cas de vérification de comptabilité dès lors qu’elles tiennent leurs documents comptables sous une forme informatisée. Par mesure de tolérance, les SCI soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques sont dispensées de présenter un FEC.

Les entreprises relevant d’un régime micro-entreprises doivent remettre un FEC au début de la vérification de comptabilité si leurs documents comptables sont établis au moyen d’un système informatisé.

Quand faut-il établir un FEC ?

Le FEC doit être généré pour chaque exercice et doit être remis à l’Administration au début des opérations de contrôle, c’est-à-dire lors de la première intervention sur place.

Quel format doit respecter le FEC ?

Dans le cas général, le FEC comporte 18 champs obligatoires, notamment :

  • le code journal,
  • le numéro séquentiel de l’écriture,
  • la date de comptabilisation,
  • le numéro de compte en référence à la liste de compte établie par le PCG (art. 432-1),
  • la référence de la pièce justificative,
  • le montant porté au débit,
  • le montant porté au crédit,

Les entreprises doivent donc s’assurer de leur capacité à produire un fichier des écritures comptables conforme et répondant précisément à la norme technique.

Par ailleurs, l’entreprise doit pouvoir garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables. En conséquence, les écritures de centralisation doivent être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé.

Quels risques en cas de défaut ou d’erreur dans l’établissement du FEC ?

Le défaut de présentation, une remise non conforme ou le non-respect de la codification du FEC est susceptible de sanctions.

Pour les avis de vérification adressés depuis le 10 août 2014, l’amende est :

  • de 5 000 € par exercice ;
  • ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.