Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’Administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Afin de favoriser la dynamique de dématérialisation des process et de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier, les obligations de conservation et d’archivage des factures établies ou reçues sous format papier ont été simplifiées.
Numérisation des factures : six ans de conservation
Les contribuables peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale de 6 ans.
Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique en image et en contenu. Ainsi, les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur, les dispositifs de traitements sur l’image étant interdits, et, en cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
Le transfert des factures papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique et leur conservation sous format PDF assorti d’un dispositif sécurisé.
Documents et factures sur support informatique
Concernant les documents et factures établis ou reçus sur support informatique, il est toutefois prévu l’obligation de les conserver sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout support au choix de l’entreprise pendant les 3 années suivantes.
