Comme pour les documents papier, les fichiers numériques doivent aussi être archivés. Une démarche facilitée par le système d’archivage électronique (SAE), accessible même aux plus petites entreprises.
Créer des documents, les modifier, les valider, les partager avant de les archiver… Le cycle de vie des fichiers numériques est identique à celui des documents papiers. Envisager d’utiliser un système d’archivage électronique (SAE) de ses documents implique au préalable de s’être équipé d’un outil de gestion électronique des documents (GED). « L’un ne va pas sans l’autre, souligne Philippe Cohen, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet Alexma Audit membre du groupement France Défi.La GED permet de gérer les contenus numériques « vivants », qu’il s’agisse de mails, de factures, de bons de commandes ou de bulletins de paie. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’utilité immédiate, qu’ils sont « figés », ils peuvent basculer dans le SAE afin d’être conservés de manière sécurisée et pérenne ».
Un coffre-fort numérique en complément
Une salle d’archivage virtuelle dans laquelle ils resteront le temps nécessaire, notamment en fonction des délais de conservation prévus par la loi. « Si dans une multinationale, les documents à l’importance secondaire ne sont pas conservés, dans une TPE et une PME, il n’est pas nécessaire d’effectuer un tri, car pour des tarifs très abordables, les capacités de stockage proposées ne cessent d’augmenter », remarque Philippe Cohen. Certaines pièces, elles, devront être mises à l’abri dans un coffre-fort numérique. « C’est le cas des factures électroniques, mais aussi des documents émis dans certains métiers, comme les notaires », précise Philippe Cohen.
Système d’archivage électronique: opter pour les leaders du stockage
Avant d’opter pour l’un ou l’autre système d’archivage, mieux vaut s’assurer de sa compatibilité avec son outil de GED afin d’automatiser l’archivage. Une possibilité offerte, notamment pour les petites structures, par les leaders mondiaux du stockage et de l’archivage que sont Google, Amazon, Microsoft et Apple. G Suite de Google, par exemple, permet pour des coûts modiques de gérer ses documents dans son Drive puis de les archiver de manière automatique. « Cette solution est d’ailleurs compatible avec d’autres GED, qu’il s’agisse de GED « métier » développés par des éditeurs indépendants et répondant aux besoins de professions spécifiques, ou de GED conçues sur-mesure pour des activités très pointues », constate Philippe Cohen. Avantage : ces géants du numérique bénéficient des technologies les plus avancées en matière de sécurité. Il y a donc peu de risque de voir ses données perdues à cause d’une cyber-attaque.
