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Chef d’entreprise : n’oubliez pas de gérer vos outils numériques

Chef d’entreprise : n’oubliez pas de gérer vos outils numériques

En cas de disparition du dirigeant, l’entreprise peut perdre l’accès à des éléments stratégiques si une réflexion n’a pas été menée sur la gestion des outils numériques. Focus sur les éléments à prendre en compte. 

Fichiers hébergés dans le cloud, logiciels de gestion accessibles à distance (comptabilité, paie, relation client), formalités dématérialisées, de plus en plus, l’activité des entreprises se digitalise. Or ces données et systèmes sont généralement accessibles via différents mots de passe. En cas de disparition du chef d’entreprise, si rien n’a été prévu, l’entreprise peut perdre l’accès à des éléments stratégiques et voir son activité bloquée. Lorsque l’on souhaite parer à toute éventualité et assurer au mieux la poursuite d’activité de l’entreprise, il importe donc de réfléchir aussi à la gestion de ses outils numériques.

Outils numériques: anticiper la disparition du dirigeant

« C’est incontournable, pour anticiper la disparition du dirigeant, mais aussi simplement pour faire face au turnover au sein de l’entreprise. Mais c’est une question souvent très mal gérée. Elle est d’autant plus problématique que le chef d’entreprise joue un rôle clé et qu’il est le seul à savoir où se trouvent les informations et comment y accéder », prévient Michel Guillout, responsable système d’information du groupement France Défi.

Bonne nouvelle, cela peut être résolu simplement. « Cela passe d’abord par la création de comptes génériques, un par service par exemple, qui ne soient pas nominatifs et pas rattachés à une adresse mail personnelle », conseille le spécialiste.

Répertorier les différentes codes et mots de passe

Les différents codes et mots de passe permettant d’accéder à l’ensemble des outils utilisés dans l’entreprise doivent également être répertoriés et stockés de manière sécurisée. Il est possible d’utiliser un coffre-fort numérique. Cela permet notamment de partager des accès. Ainsi le dirigeant de l’entreprise et le directeur financier ou le secrétaire général peuvent disposer chacun d’un accès. « Ce qui importe c’est de prévoir plusieurs possibilités pour récupérer ces codes et encore une fois de ne pas lier le coffre-fort numérique à une adresse mail personnelle. En général, vous pouvez en cas de disparition demander à l’hébergeur de récupérer l’accès, mais il transmettra alors les données de connexion sur la boîte mail ou le téléphone mobile relié », précise Michel Guillout.

Outils numériques: vérifier la sécurité de vos prestataires

De plus en plus des outils dédiés à la gestion et la transmission des mots de passe se développent. Passer par un service spécifique peut avoir des avantages. « Cela peut résoudre d’éventuels problèmes juridiques en cas de conflit puisque le chef d’entreprise souscrit alors un contrat et désigne les bénéficiaires des données. C’est aussi le prestataire qui assure la gestion des accès. Mais il faudra néanmoins toujours s’assurer de maintenir à jour ces codes », rappelle le professionnel. Comme pour tout service numérique, il importe de prêter attention à la qualité et à la sécurité assurée par son prestataire. Le label de la Fédération Nationale des tiers de confiance du numérique est un moyen de s’assurer de la fiabilité de ces services.