Certains métiers impliquent des déplacements en voiture plus ou moins réguliers. Deux options sont alors envisageables pour l’entreprise : mettre des véhicules de société à disposition de ses salariés, ou leur demander d’utiliser leur véhicule personnel et les indemniser. De prime abord, il n’est pas forcément évident de trancher. Une analyse des besoins de déplacement et des avantages et inconvénients de chaque solution s’impose.
L’acquisition et la détention d’un véhicule de société représentent un certain coût. Cela doit donc répondre à un réel besoin, pour un ou des salariés dont le poste nécessite des déplacements assez fréquents et nombreux. Outre sa pertinence par rapport à ce besoin, ce choix peut aussi se motiver par la volonté de travailler l’image de l’entreprise à travers le choix du véhicule utilisé par les collaborateurs, lorsqu’ils se rendent chez les clients par exemple. Ce peut aussi répondre à une volonté de gratification des salariés à travers l’attribution d’une voiture de fonction.
Véhicules de société : des dépenses directes et indirectes
S’il y a donc plusieurs raisons de souhaiter acheter ou louer des véhicules de société, il importe pour l’entreprise de bien mesurer le budget que cela représente. Il y a bien sûr, en premier lieu, le coût d’acquisition ou les loyers de location du véhicule à prendre en compte. Dans le cas d’un utilitaire, l’investissement est entièrement déductible pour l’entreprise. Pour les véhicules dits « de tourisme », avec des places à l’arrière, la déduction de l’amortissement est en revanche plafonnée. La fraction du prix d’acquisition dépassant certains seuils – allant de 9 900 à 30 000 euros selon le taux d’émission de CO2 du véhicule – n’est ainsi pas déductible.
À ce coût s’ajoutent les frais d’assurance et d’entretien de la voiture, qui eux sont déductibles, et les taxes sur l’affectation des véhicules à des fins économiques qui sont d’autant plus lourdes que le véhicule est polluant. S’y ajoute potentiellement la nouvelle taxe annuelle incitative si l’entreprise dispose d’une grande flotte et que sa composition n’intègre pas suffisamment de véhicules propres. Il faut également tenir compte de la problématique de la TVA. Elle n’est récupérable ni sur l’acquisition ni sur les frais relatifs aux véhicules de tourisme, avec cependant une exception pour les frais de carburant où la TVA est déductible à 80 %, 100 % pour les dépenses d’électricité lorsque le véhicule roule à cette énergie.
Enfin, si le véhicule constitue un véhicule de fonction, dont le salarié peut aussi se servir pour ses déplacements personnels, cette utilisation privée est considérée comme un avantage en nature, qui donne lieu au versement de cotisations sociales par l’entreprise.
Le budget à prévoir est donc conséquent pour un véhicule de société. Lorsque les déplacements sont peu nombreux, l’entreprise préférera généralement demander à son salarié d’utiliser sa propre voiture et lui rembourser ses frais de déplacements via des indemnités kilométriques.
Contrôler les informations liées aux déplacements
Ces remboursements sont exonérés de cotisations et contributions sociales dans la mesure où ils respectent le barème fixé chaque année par l’Urssaf. Il est fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Ce fonctionnement suppose que les salariés concernés suivent leurs déplacements : ils doivent pouvoir justifier des trajets effectués, de leur date, de leur motif et faire le décompte des frais engagés.
De son côté, l’entreprise doit s’organiser pour pouvoir contrôler ces informations, ce qui peut devenir assez lourd si elle compte un grand nombre de salariés régulièrement sur la route. Dans cette situation, elle préférera peut-être l’acquisition de véhicules de société. Selon les besoins, une solution peut aussi résider dans l’autopartage d’un ou plusieurs véhicules, entre des salariés qui en ont l’usage ponctuellement.
Le choix est à faire au cas par cas, selon les besoins de l’entreprise, les possibilités d’organisation et le coût de chacune des solutions.
