L’entretien préalable constitue la première étape obligatoire de la procédure de licenciement, quel qu’en soit le motif.
En France, le licenciement obéit à une procédure précise qui débute, quel qu’en soit le motif, par la convocation à un entretien préalable. « Cet entretien permet à l’employeur d’exposer ses motifs, mais aussi et surtout au salarié de présenter sa version des faits. Il doit véritablement être envisagé comme un échange entre l’employeur et le salarié, car il peut ouvrir la voie à des solutions alternatives au licenciement », explique Anne-Laure Desgranchamps, responsable du pôle paie RH au cabinet Agiliance, membre du réseau France Défi. Selon une décision récente du Conseil constitutionnel, l’employeur n’est pas tenu d’informer le salarié de sa possibilité de garder le silence lors de cet entretien.
Informer le salarié qu’il peut se faire assister
La convocation à l’entretien préalable doit impérativement être faite par écrit. Ce courrier, remis en main propre contre décharge ou envoyé par lettre recommandée, doit mentionner l’objet de la convocation ainsi que la date, le lieu et l’heure de l’entretien. Il doit également informer le salarié de sa possibilité de se faire assister.
Il faut toujours laisser le temps au salarié de s’exprimer, ne pas hésiter à reformuler ses propos et bien prendre en compte toutes les informations qu’il partage.
« Il ne faut surtout pas oublier de mentionner cette possibilité d’assistance, insiste Anne-Laure Desgranchamps. Le salarié peut se faire accompagner soit par une personne appartenant au personnel de l’entreprise, soit par un conseiller inscrit sur une liste disponible à la mairie de la commune où il réside. » L’omission de cette mention dans la convocation n’entraîne pas la nullité de la procédure mais peut être sanctionnée par le versement d’une indemnité pouvant aller jusqu’à un mois de salaire.
De son côté, l’employeur n’est pas autorisé à se faire assister lors de l’entretien préalable, « ni par un expert-comptable, ni par un avocat, ni par un consultant RH », précise la responsable du pôle Paie-RH d’Agiliance. Le non-respect de cette règle rend la procédure irrégulière et, si elle aboutit à un licenciement, celui-ci peut être considéré comme nul.
Respecter le délai de prévention
En matière de délai, l’entretien préalable doit se tenir au minimum cinq jours ouvrables après la réception de la convocation, le jour de la remise n’étant pas comptabilisé dans ce délai. Par ailleurs, si le délai expire un samedi, dimanche ou jour férié ou chômé, il est automatiquement prolongé jusqu’au premier jour ouvrable suivant (art. R. 1231-1 du code du travail). « Si le délai de cinq jours ouvrés n’est pas respecté, la procédure de licenciement peut être jugée irrégulière », avertit Anne-Laure Desgranchamps.
Lorsque le licenciement envisagé repose sur une faute, l’employeur dispose d’un délai maximal de deux mois à compter du jour où il a eu connaissance du comportement qu’il juge fautif pour envoyer la convocation à l’entretien préalable. La seule exception à cette règle, précisée à l’article L.1332-4 du code du travail, concerne les situations où le fait reproché a donné lieu à des poursuites pénales dans ce même délai de deux mois.
Pratiquer l’écoute active
Lors de l’entretien préalable, Anne-Laure Desgranchamps recommande à l’employeur de pratiquer l’écoute active. « Il faut toujours laisser le temps au salarié de s’exprimer, ne pas hésiter à reformuler ses propos et bien prendre en compte toutes les informations qu’il partage », souligne-t-elle. Elle rappelle également que le salarié n’est pas obligé de se présenter à l’entretien. Dans ce cas, la procédure se poursuit et peut déboucher sur un avertissement, un licenciement ou une autre issue.
