Accueillir un stagiaire en entreprise suppose de respecter un certain nombre de dispositions légales. Que faut-il savoir ?
Toute entreprise peut avoir recours à un stagiaire mais certaines règles doivent être respectées. La première implique que le stagiaire doit être engagé dans un cursus de formation d’un minimum de 200 heures. Cela va permettre la mise en place d’une convention de stage tripartite entre le stagiaire, l’entreprise qui l’accueille et l’organisme de formation. Celle-ci doit comporter un certain nombre d’éléments comme les activités confiées au stagiaire, la durée hebdomadaire de présence effective, le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire ou encore les clauses du règlement intérieur de l’entreprise d’accueil.
La convention de stage est obligatoire. Sans elle, « l’entreprise se rend coupable de travail dissimulé, qui est une infraction pénale », rappelle Harmony Eumont, directrice des ressources humaines du cabinet Yzico, membre du groupement France Défi. La loi encadre également la nature des missions données au stagiaire. Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel et doit permettre au stagiaire d’acquérir des compétences liées à sa formation. Ainsi, il ne peut pas remplacer un salarié absent ou licencié, faire face à un accroissement temporaire d’activité, ni occuper un emploi saisonnier.
Il est également proscrit de confier au stagiaire des tâches susceptibles de compromettre sa santé ou sa sécurité.
Un nombre limite de stagiaires à respecter
Il existe des limites au nombre de stagiaires qu’une entreprise peut accueillir en même temps. Pour les sociétés de moins de 20 salariés, cette limite est fixée à 3 stagiaires. Pour les entreprises de plus de 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif. En ce qui concerne la durée, un stage ne peut pas dépasser six mois par année de formation. Comme les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés, l’entreprise n’a pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche ; mais elle doit mentionner leur nom et prénom dans le registre unique du personnel.
La gratification du stagiaire dépend de la durée du stage. Si celui-ci dure moins de deux mois consécutifs, l’entreprise n’a pas d’obligation en la matière. Si la durée du stage excède deux mois, une gratification minimum de 4,05 euros de l’heure est due. « La gratification est au réel, c’est-à-dire qu’elle correspond aux heures de présence effective. S’il y a des avantages (remboursement des frais de repas et de transport), ils s’ajoutent à la gratification », détaille Harmony Eumont. Dans certaines branches, le montant horaire de la gratification est supérieur au minimum légal. C’est de la responsabilité de chaque entreprise de vérifier cet élément dans la convention collective.
Stagiaire : évaluer son passage
En dehors de ces dispositions légales, Harmony Eumont conseille aux entreprises de soumettre aux stagiaires une fiche d’évaluation à la fin de leur stage. « C’est ce que l’on fait à Yzico et cela nous permet d’avoir un vrai feedback sur l’accompagnement dont ils ont bénéficié et les missions qui leur ont été confiées. » Cette directrice des ressources humaines recommande également la signature d’un accord de confidentialité. « Même si c’est souvent dans la convention de stage, il n’est pas inutile de s’assurer du respect de la confidentialité par un document supplémentaire. Cela engage moralement le stagiaire. »
