Le décès d’un salarié impose l’accomplissement de certaines formalités. Tour d’horizon.
Le décès d’un salarié est nécessairement bouleversant pour l’entreprise qui doit à la suite de cet évènement malheureux s’acquitter d’un certain nombre d’obligations. Sur le plan du contrat de travail, le décès de l’employé entraîne de manière automatique la rupture du contrat. « Il s’agit d’un cas de force majeure et d’un motif de rupture d’office », explique Laetitia de Lanfranchi, responsable droit social RH chez Valexco, membre de France Défi.
Nulle démarche particulière n’est donc nécessaire pour mettre un terme au contrat de travail. « La difficulté est plutôt que l’entreprise doit pouvoir justifier du décès du salarié et donc récupérer l’acte de décès », précise la juriste.
Solde de tout compte
Il faut ensuite établir les documents de fin de contrat. « Il s’agit notamment du dernier bulletin de paie avec lequel on procède au solde de tout compte », explique-t-elle. Outre le salaire et les éventuelles primes restants dus, il faut ainsi payer les indemnités compensatrices de congés payés ou de RTT par exemple ou les éventuels droits du compte-épargne temps du salarié quand il en avait un.
Les sommes ne peuvent être versées directement sans vérification au conjoint ou à la conjointe du salarié décédé ou à ses enfants. « Il faut qu’ils puissent démontrer qu’ils sont héritiers. Souvent cela va être établi par un acte notarié ou alors le notaire chargé de la succession va lui-même appeler les sommes pour les répartir ensuite. S’il n’y a pas d’acte notarié, il faut que les héritiers présentent une attestation justifiant qu’ils sont bien héritiers », détaille Laetitia de Lanfranchi.
L’entreprise doit aussi, comme lors d’une sortie « classique » d’un salarié de son effectif, mettre à jour son registre unique du personnel et informer les organismes sociaux du décès via sa déclaration sociale nominative. Lorsqu’un contrat de prévoyance a été souscrit pour le collaborateur décédé, il convient de prévenir l’organisme de prévoyance et de constituer le dossier demandé pour que soient mise en œuvre les garanties prévues au contrat.
« La loi prévoit une prévoyance obligatoire pour les cadres et certaines conventions collectives le prévoit pour les non cadres. Il importe de bien respecter ces obligations », rappelle la juriste en soulignant que certains employeurs négligent parfois ces affiliations. « Lors du décès d’un salarié pour lequel l’entreprise n’aurait pas souscrit un contrat complémentaire de prévoyance alors que cela était obligatoire, elle doit verser aux ayants-droits une somme égale à trois fois le plafond annuel de la Sécurité sociale, soit plus de 130 000 € en 2023 », avertit la spécialiste.
Décès d’un salarié : prévenir l’inspection du travail
Dans le cas spécifique où le décès fait suite à un accident du travail, des démarches spécifiques s’imposent. Comme pour tout accident du travail, il doit être déclaré dans les 48 heures à l’Assurance maladie.
Depuis le mois de juin dernier, l’employeur a également l’obligation d’en informer l’inspection du travail dans les douze heures suivant le décès.
L’inspecteur du travail peut ainsi procéder à une enquête qui permettra d’établir s’il y a eu faute inexcusable de l’employeur – tenu d’assurer la santé et la sécurité de ses salariés – ou non. Selon les circonstances de l’accident, il pourra aussi être nécessaire de mettre à jour le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) de l’entreprise.
Enfin, au-delà des démarches administratives que l’employeur doit accomplir, il a aussi la charge de gérer l’aspect humain de cet évènement et d’accompagner au mieux les autres collaborateurs forcément impactées par le drame. « Il faut prendre en compte le choc psychologique pour les équipes, même s’il n’y a pas de méthode type pour le faire », souligne la responsable droit social RH, en suggérant l’importance de réunir les équipes et de prêter attention à ceux qui pourraient avoir besoin de s’arrêter par exemple. Selon les circonstances, la mise en place d’un temps d’écoute et d’un dispositif de soutien psychologique peut aussi s’avérer utile.
