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Planifier les congés de ses salariés sans affecter sa productivité

Planifier les congés de ses salariés

La trêve estivale peut devenir un véritable casse-tête lorsqu’il s’agit d’organiser les congés payés de ses collaborateurs. En dehors du cadre légal à respecter, le chef d’entreprise dispose toutefois d’une certaine marge de manœuvre pour faire coïncider le droit… et la poursuite de son activité.

Cinq semaines de congés par an

En France, tout salarié ou apprenti, qu’il soit à temps complet ou partiel, a droit à 5 semaines (30 jours ouvrables) de congés par an. Il doit impérativement prendre quatre semaines au minimum chaque année, la cinquième semaine pouvant dans certains cas être reportée, ou affectée à un compte épargne-temps.

L’employeur doit veiller personnellement à ce que ces congés soient pris : à défaut, sa responsabilité pourrait être engagée, et le salarié serait en droit de bénéficier d’une indemnisation fondée sur le préjudice subi pour absence de congés effectifs.

Le cadre légal

L’employeur est libre de fixer les dates des vacances de ses collaborateurs, après consultation des représentants du personnel lorsqu’ils existent. Il doit toutefois respecter le cadre général légal : sur les cinq semaines annuelles, quatre doivent impérativement être prises entre le 1er mai et le 31 octobre (sauf disposition contraire de la convention collective). Par ailleurs, ce congé principal doit inclure une période minimum de 12 jours consécutifs ouvrables.

L’employeur est également soumis à une obligation d’information, dans des délais précis : il doit faire connaître à ses équipes, au minimum deux mois avant, la période à laquelle ils peuvent prendre leurs congés. Et au minimum un mois avant, les dates définitivement validées.

En cas de non-respect de toutes ces dispositions définies par le Code du travail, il s’expose à une amende prévue pour les contraventions de cinquième classe (soit 1500 euros) par salarié et infraction.

Les aménagements possibles

Les dates de départs en congés ont été validées dans les temps, mais un imprévu oblige le dirigeant à mobiliser un de ses salariés. Est-il possible de changer le planning in extremis ? En principe, la loi ne permet pas à l’employeur de modifier les congés fixés, moins d’un mois avant leur début. Mais le Code du travail prévoit des « circonstances exceptionnelles », dans lesquelles des changements peuvent être effectués au dernier moment. Cette notion est souvent interprétée de manière restrictive par les tribunaux. L’intérêt économique de l’entreprise doit être en jeu, et l’absence du salarié concerné, entraîner des conséquences négatives sur la pérennité de l’entreprise. Lorsque c’est le cas, certaines conventions collectives prévoient une indemnisation particulière pour les salariés concernés, sous la forme d’un remboursement des frais engagés (billet d’avion non remboursable, arrhes versés pour une location…). Mais, même en dehors de ces obligations, l’employeur a tout intérêt à proposer ces compensations, pour ne pas démotiver son collaborateur.

Toute modification doit être écrite et notifiée au salarié, et si les « circonstances exceptionnelles » sont avérées, le refus de celui-ci peut alors justifier un licenciement.

BON À SAVOIR

Les congés non pris en raison d’arrêt de travail causé par un accident du travail, une maladie professionnelle, un congé de maternité ou d’adoption, ou un arrêt maladie doivent être reportés, même si la période de prise des congés est expirée.