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Dirigeants d’entreprise : pensez à la déclaration des bénéficiaires effectifs

ensemble de personnes en réunion pour évoquer les bénéficiaires effectifs

Dirigeants d’entreprise, vous faites face à une nouvelle formalité : la déclaration des bénéficiaires effectifs. Le point sur cette obligation.

Nouvelle formalité obligatoire pour les entreprises, la déclaration des bénéficiaires effectifs découle de la loi Sapin II, adoptée en décembre 2016. Elle consiste à faire inscrire au registre des bénéficiaires effectifs l’identité de toutes les personnes physiques qui exercent le contrôle effectif d’une société. « Cela s’inscrit dans les mesures de renforcement du dispositif français de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme », explique Boris Sauvage, expert-comptable du cabinet Xtremum, membre du groupement France Défi. L’accès aux informations de ce registre est ainsi limité mais ouvert aux entités chargées de lutter contre ce type d’infractions et de crimes.

Déclaration des bénéficiaires effectifs : identifier les personnes contrôlant la société

Sont définis comme bénéficiaires effectifs d’une société les associés qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % des titres ou des droits de vote de cette société. « Dans les cas où personne n’atteint ce seuil, la déclaration doit quand même être effectuée et il faut inscrire comme bénéficiaire effectif le représentant légal de la société », précise l’expert-comptable.

Cette obligation concerne l’ensemble des structures inscrites au registre du commerce et des sociétés. Elle s’applique donc notamment à toutes les formes de sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, etc.) comme aux sociétés civiles ou aux groupements d’intérêt économique.

Une particularité pour les  nouvelles sociétés

Pour les sociétés créées à partir du 1er août 2017, la déclaration doit être effectuée au moment de la création de l’entreprise et de son immatriculation. Pour les structures plus anciennes, un délai de régularisation a été accordé. Elles avaient jusqu’au 1er avril dernier pour s’acquitter de cette formalité. « Elles ne l’ont sans doute pas encore toutes fait car beaucoup d’entreprises n’ont pas connaissance de cette mesure », souligne Boris Sauvage.

Pourtant, l’absence de déclaration peut coûter cher. Une amende de 7 500 € et une peine de six mois d’emprisonnement sont ainsi prévues. Pour les retardataires, il est donc temps de se mettre en règle.

Dépôt au greffe du tribunal de commerce

La déclaration s’effectue en déposant un document, disponible sur le site infogreffe.fr, auprès du greffe du tribunal de commerce. Il est possible d’effectuer ce dépôt en ligne en numérisant la déclaration. Le document à compléter comprend des informations sur la société, sur l’identité des bénéficiaires effectifs et les modalités de leur contrôle. « Cela signifie aussi qu’il faut s’assurer au préalable que les adresses des représentant légaux indiquées au Kbis sont à jour ou bien actualiser ces déclarations avant de faire celle des bénéficiaires effectifs. Or ces formalités ne sont pas toujours suivies », précise l’expert-comptable.

Le dépôt de la déclaration des bénéficiaires effectifs a aussi un coût, variable selon la situation de l’entreprise. Il est de 23,62 € pour un premier dépôt pour les entreprises créées depuis le 1er août 2017 et de 54,42 € pour les sociétés plus anciennes effectuant leur première déclaration. Enfin, en cas de modification dans les bénéficiaires effectifs d’une entreprise, celle-ci est tenue de mettre à jour le registre en déposant un nouveau document. Cela coûte alors 46,41 €.